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38 neue Stellen für die Bauverwaltung?

6. Dezember 2017 von
Reinhold Lock von der BSL Managementberatung GmbH präsentierte den Zwischenbericht im Bauausschuss. Foto: Alexander Dontscheff
Braunschweig. Vor einem Jahr wurde die BSL Managementberatung GmbH beauftragt, eine Organisationsuntersuchung der städtischen Grundstücks- und Gebäudewirtschaft durchzuführen und ein Alternativmodell vorzustellen. Nun wurde dem Bauauschuss ein Zwischenbericht vorgelegt. Demnach könnten etwa 38 neue Stellen entstehen.

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Ausgangslage war es, die Effizienz der Verwaltung zu stärken, um dem immer größer werdenden Auftragsvolumen Herr zu werden.

Die bisherige Trennung von Eigentümer- und Bewirtschaftungsinteressen habe nicht den gewünschten Erfolg einer effektiven Grundstücks- und Gebäudewirtschaft gehabt. Daher wurde im ersten Teil der Untersuchung die Zweckmäßigkeit der „Braunschweiger Variante“ des Mieter-Vermieters-Modell grundsätzlich überprüft. Der Empfehlung des Gutachters ein klassisches Mieter-Vermieter-Modell zu etablieren, sei die Verwaltung im Sommer 2017 einvernehmlich gefolgt. Die gebäudebezogenen Eigentümer- und Bewirtschaftungsfunktionen sollen im Fachbereich 65 zusammengeführt werden. Dafür sollen Aufgaben und Personal aus der Abteilung 20.2 Liegenschaften in den Fachbereich 65 übergehen. Mit den Fachbereichen 40, 51 und 67 hatten im Vorfeld Nutzergespräche stattgefunden, eine Verständigung über Schnittstellen in allen Details stehe noch aus.

Es gibt zu viele Abstimmungsprozesse

Im zweiten Teil der Untersuchung wurden die fachbereichsinternen Prozesse und Strukturen des Fachbereichs 65 überprüft. In der derzeitigen Aufbauorganisation bestehen demnach zu viele Schnittstellen und damit einhergehend zu viele Abstimmungsprozesse, die zu Lasten der Investitionseffektivität gehen. Außerdem werden in der jetzigen Aufgabenverteilung zwischen den Fachbereichen 20 und 65 die strategischen Aufgaben wie Flächenmanagement, Portfoliomanagement und Beschaffungen im Rahmen eines PPP-Projektes nicht ausreichend wahrgenommen. Definierte Verfahren und fachbereichsinterne Standards werden im Bauprojektmanagement nicht vollständig umgesetzt, so dass auch die Betreiberverantwortung nicht optimal erfüllt werden kann. Zudem ist die IT-Landschaft von Einzellösungen geprägt.

Neue Abteilung „Betrieb“

Mit Wissen um diese Schwachstellen wurde ein Soll-Organigramm entwickelt. Zur Erhöhung der Investitionseffektivität soll die Abteilung Technische Gebäudeausrüstung (TGA) aufgelöst werden. Es sollen stattdessen organisatorische Stellen mit Beschäftigten aus dem Bereich Hochbau und dem Bereich TGA gebildet werden, was die Abwicklung eines Projektes in einer Organisationseinheit ermöglicht, ohne Übergabe an eine andere Abteilung. Diese organisatorischen Stellen wiederum sollen sich in zwei Projektmanagementabteilungen wiederfinden. Außerdem sollen bislang nur unzureichend wahrgenommene Aufgaben wie Flächenmanagement, Portfoliomanagement und PPP-Projekte durch Verortung in einer neuen Abteilung künftig mehr Gewicht erhalten und durchgeführt werden. Die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebes inklusive Betreiberverantwortung und Anlagenüberwachung wird durch die Bildung einer Abteilung „Betrieb“ erreicht.

Es stehe bereits fest, dass der Fachbereich 65 für eine optimierte Aufgabenwahrnehmung mehr Planstellen benötige. Noch offen sei allerdings der konkrete Stellenmehrbedarf, sowohl hinsichtlich der Anzahl als auch hinsichtlich der Fachrichtung des Personals. Laut Personaldezernent Claus Ruppert und Reinhold Lock von der BSL Managementberatung GmbH dürften es aber zirka 38 werden. Der Bedarf stehe in Abhängigkeit vom Volumen für Investitionen und Instandhaltungen. Hier erfolge derzeit ein Abgleich zwischen den Empfehlungen des Gutachters und der konkreten Planung im Haushalt 2018. Daran anknüpfend werde noch in diesem Jahr festgelegt, welche konkrete Stellenbemessung sich daraus ergibt und wie die Aufteilung auf die verschiedenen Professionen erfolgen soll.

Abschließende Ergebnisse im Januar

Über die abschließenden Ergebnisse zum konkreten Stellenmehrbedarf des Fachbereich 65 wird zum Bauausschusses am 16. Januar 2018 berichtet, bevor die Festlegungen Gegenstand der Stellenplanberatungen im Finanz- und Personalausschuss am 18. Januar werden.

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