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Expertentipp: Elektronische Kontoauszüge archivieren

22. August 2017
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Steuerberaterin Sabine Wingens vom ETL-Steuerbüro Tischer & Stöber weist auf die Besonderheiten bei der Prüfung und Archivierung digitaler Kontoauszüge hin. Foto: Anke Donner
Braunschweig. Immer mehr Unternehmen in der Region Braunschweiger Land nutzen das Online-Banking. Im Rahmen der Digitalisierung senden viele Banken ihren Kunden inzwischen auch gar keine Papierkontoauszüge mehr zu. Stattdessen sollen die Kunden ihre Kontoauszüge online einsehen und prüfen.

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Bei Unternehmen haben die Finanzämter in der Vergangenheit nur Papierkontoauszüge als Belege akzeptiert. „Diese Zeiten sind jetzt vorbei“, sagt die Braunschweiger Steuerberaterin Sabine Wingens. „Das Finanzamt erkennt nun auch digitale Bankbelege an, insbesondere PDF-Dokumente.“ Die Expertin vom ETL-Steuerbüro Tischer & Stöber in Braunschweig weist darauf hin, dass digitale Kontoauszüge nach dem Abruf auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden müssen. „Diese Prüfung muss aber dokumentiert werden“, so Wingens. Doch genau hier würde es problematisch werden: „Die Prüfung eines digitalen Dokuments lässt sich in der Regel nur im Rahmen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) dokumentieren. Doch das haben viele Unternehmen nicht.“

Expertentipp: Dokumentieren ohne DMS

Sabine Wingens hat hier einen Tipp für genau diese Unternehmen: „Mit einer festgelegten Verfahrensweise, die aber immer genau so eingehalten werden muss, können Unternehmen die geforderte Dokumentation auch ohne DMS vornehmen.“ Dazu müssten die Bankkunden ihre digitalen Kontoauszüge öffnen und zunächst prüfen, beschreibt die Steuerberaterin den Vorgang. Nur wenn die Daten des Kontoauszuges in Ordnung sind, müsse diese Datei an einem genau festgelegten Speicherort abgelegt werden. „Dieser sollte allerdings so sein, dass die Datei dort für mindestens zehn Jahre sicher verwahrt ist. Sicher archiviert ist die Datei jedoch nur, wenn sie vor Veränderung oder Verlust geschützt ist. Mein Team und ich helfen gern bei der Auswahl eines solchen sicheren Speicherplatzes.“

Auch an einen Bankwechsel denken

Sabine Wingens meint, die Aufbewahrung der Kontoauszüge beim Kreditinstitut sei meist keine Alternative. So manche Bank stelle Kontoauszüge nur für eine bestimmte Zeit, zum Beispiel für ein Jahr, in einem elektronischen Postfach zur Verfügung. Darüber hinaus erschwere die Speicherung beim Kreditinstitut einen Bankwechsel, da der Zugriff auf einen digitalen Kontoauszug auch nach einem Bankwechsel möglich sein müsse.

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