Braunschweig. Auch in unserer Region schreitet die Digitalisierung immer weiter voran. Zahlreiche Unternehmen in und um Braunschweig gehen inzwischen dazu über, ihre Rechnungen per E-Mail zu verschicken. Doch die Anforderungen an die Archivierung solcher digitalen Rechnungen sind hoch. Darauf weist die Braunschweiger Steuerberaterin Sabine Wingens vom „ETL-Steuerbüro Tischer und Stöber“ auf Anfrage von regionalHeute.de hin.
Porto und Zeit sparen. Gute Gründe für Unternehmen elektronische Rechnungen einfach per E-Mail zu verschicken. Die Empfänger behandeln sie dann wie normalen Posteingang, drucken sie einfach aus, bezahlen sie und heften die Rechnungen ab. Die E-Mail wird gelöscht und der Vorgang ist damit abgeschlossen. „Das reicht dem Finanzamt nicht“, warnt Sabine Wingens. „Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren besteht nicht nur für die ausgedruckte Rechnung, sondern auch für die E-Mail. Für die Finanzbehörden besteht der Grundsatz, dass elektronische Rechnungen auch elektronisch aufzubewahren sind.“
Zehn Jahre nicht löschen
Eine Ablage der PDF-Datei auf einem Festplattenlaufwerk genügt dabei nicht, denn die Anforderungen der Finanzämter sind hoch: „Rechnungsempfänger müssen sicher stellen, dass die elektronischen Rechnungen jederzeit lesbar und auswertbar bleiben und nicht verändert oder versehentlich gelöscht werden“, erklärt die Steuerberaterin. Ihr zufolge reicht auch das Belassen der eingegangenen E-Mail im Posteingangsfach des Servers grundsätzlich nicht aus. „Die Finanzämter verlangen die Archivierung auf einem einmalig beschreibbaren Datenträger, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen.“ Aber auch die Speicherung in einem Dokumentenmanagementsystem oder in einer Cloud, bei der nachweislich eine nachträgliche Veränderung oder Löschung der Dateien unmöglich ist, werde akzeptiert.
Hohe Steuernachzahlungen drohen
Werden die digitalen Rechnungen nicht elektronisch aufbewahrt, könnte das Finanzamt die in Abzug gebrachte Vorsteuer aller betroffenen Rechnungen zuzüglich Zinsen zurückfordern. „Außerdem drohten bei einer Betriebsprüfung ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro und ein Ordnungswidrigkeitsverfahren wegen Nichterfüllung der Aufbewahrungspflicht“, so Sabine Wingens. Sie bietet in ihrem ETL-Steuerbüro ihren Mandanten ein eigenes Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem an. „Meine Mandanten erfüllen damit nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen, sondern gehen auch den ersten Schritt zu einem papierlosen Büro.“
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